Jak zarządzać czasem? Każdy, bez względu na to czym się zajmuje, ma go do wykorzystania dokładnie tyle samo: 24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo, czy 8760 rocznie. Czas jest niezależny od nas i bez względu na to, jak go wykorzystamy i tak upłynie.
Możemy jednak nauczyć się zarządzać sobą w czasie. Wiele badań wskazuje, że zdecydowaną część dni spędzamy na działaniach związanych z aktywnością zawodową. Na pozostałe sprawy: rodzinę, przyjaciół, hobby, przyjemności, pozostaje nam go stosunkowo niewiele. A i tak zwykle mamy poczucie, że się „nie wyrabiamy”. Jak zatem sprawić, aby pozbyć się poczucia „utraconego czasu” i zyskać dodatkowe godziny na działania, które sprawiają nam przyjemność? Jest na to kilka sprawdzonych metod.
Po pierwsze inwentaryzacja – aby wiedzieć, co możemy zmienić, musimy wiedzieć czemu i w jakim stopniu poświęcamy swój czas. Warto przyjrzeć się alokacji własnego czasu.
- Jak udział poszczególnych obszarów wygląda w naszym życiu?
- Jak wyglądałaby tabela naszych aktywności na każdym z pól, gdybyśmy musieli przenalizować w ten sposób ostatni tydzień? Może warto ją zrobić?
- Ile czasu „przeciekło nam przez palce”, a potem mieliśmy to sobie za złe lub przeżywaliśmy stres? Jak bardzo zadomowiły się w naszym życiu „pożeracze czasu”?
Grupa naszych osobistych słabości i nawyków sprawiających, że ciągle mamy zbyt mało czasu jest duża: uważamy, że wszystko musimy zrobić sami (bo nie lubimy lub nie potrafimy delegować zadań, nie mam zaufania, że inni zrobią to równie dobrze itp.), odkładamy ważne zadania na później i zajmujemy się mniej istotnymi, jesteśmy perfekcjonistami lub pracoholikami, ciągle się spieszymy lub podchodzimy do zadań ze zbyt dużym „luzem”, brak nam asertywności, łatwo ulegamy emocjom lub wpadamy w stres, mamy niezbyt chwalebne nawyki itp.
Zatem jak zarządzać czasem, który mamy do wykorzystania?
- Wyznaczaj cele – to podstawa. Kiedy sam będziesz wiedział do czego dążysz, reszta stanie się wyłącznie kwestią wykonania. Cel musi zostać jednak dobrze sformułowany, ponieważ źle postawiony jest tożsamy z brakiem celu. Wykorzystuj zasadę SMART dbając, by Twoje cele były: proste (S – simple), pokazujące Ci na jakim etapie realizacji jesteś (M – measurable), możliwe do osiągnięcia (A – achievable), ważne dla Ciebie (R – relevant) i posiadające jasne ramy czasowe (T – timely defined) – musisz wiedzieć, kiedy zaczyna się i kiedy kończy ich realizacja.Przykład celu SMART? „Od marca tego roku będę chodzić 2 razy
w tygodniu na basen i raz w tygodniu na siłownię” zamiast: „Będę dbać o zdrowie i kondycję”. Ważna zasadą jest, by stworzyć pisemną listę celów, nadać im priorytety, a następnie wybrać np. 3 do realizacji danego dnia (a te o niższym priorytecie przesunąć na kolejny dzień). - Ustal priorytety. Pamiętaj o zasadzie Pareto – 80% efektów uzyskujesz wykonując 20% swoich zadań. Skup się na zadaniach z najwyższym priorytetem. Jednym z najlepszych narzędzi do ustalania priorytetów i poprawiania osobistej organizacji jest macierz Eisenhauera. Działania rozpatrujemy pod kątem dwóch kryteriów: ważności (czy sprawa jest istotna w realizacji naszych celów) oraz pilności (wymaga pośpiechu, czy może poczekać). Następnie dzielimy je na: ważne i pilne (np. sytuacje nagłe lub kryzysowe, zaległe sprawy, istotne zadania), ważne, ale niepilne (np. planowanie, budowanie relacji, myślenie strategiczne), nieważne i pilne (np. wizyty w urzędach, niektóre spotkania) oraz nieważne i niepilne (czyli „złodzieje czasu”). Zdecydowanie zyskasz, jeśli nauczysz się zadania pilne i ważne robić szybko i w pierwszej kolejności, ważne i niepilne – planować i stosować limity czasowe, nieważne i pilne – delegować, a nieważne i niepilne sukcesywnie eliminować ze swojego życia.
- Bądź na 100% tam, gdzie aktualnie jesteś. Dawaj 100% z siebie, ale rób to właściwie. Jeśli jesteś w pracy – poświęć się jej i nie skupiaj się na tym, co będziesz robił później. Gdy skończyłeś pracę – skup się na rodzinie, bliskich, psie, swoim hobby i oddawaj tej aktywności 100%.
- Zaprzyjaźnij się z filozofią Kaizen. Wprowadzanie zmian wymaga… czasu. Działając chaotycznie i bez przygotowania z dużym prawdopodobieństwem narażasz się na wystąpienie efektu jo-jo. Kaizen (z jap. dobra zmiana) pozwoli Ci na stałe, efektywne doskonalenie się. Zgodnie z nią, droga do doskonałości składa się z małych kroczków, które każdego dnia przybliżają nas do celu.
- Korzystaj z kalendarza – bez niego nie jesteś w stanie zapanować nad swoimi spotkaniami. Nie łudź się, że wszystko zapamiętasz. Przy intensywnych działaniach może się zdarzyć, że co prawda zapamiętasz godzinę spotkania, ale Ty i osoba, z którą się umówiłeś, będziecie czekać w dwóch miejscach, bo np. mailowo ustaliliście zmianę miejsca, a Tobie w natłoku informacji już to umknęło…
To tylko wybrane sposoby. Warto poznać także Getting Things Done (czyli: system osobistej organizacji czasu), działanie zasady 60/40, ALPEN, analizę ABC, czy niebezpieczeństwa „efektu piły”. Ale o tym może już przy innej okazji …
Agnieszka Karasińska – Kupis
Trener biznesu. Ekspert w dziedzinie zarządzania i komunikacji. Praktyk. Posiada wieloletnie doświadczenie na stanowiskach kierowniczych i zarządczych min. w firmach i organizacjach związanych z sektorem finansów, motoryzacji, mediów, kultury, nauki. Wprowadzała na rynek nowe podmioty, wspierałam organizacje w sytuacjach kryzysowych, przygotowywała strategie działania i nadzorowałam ich wdrażanie. Od wielu lat pracuje jako ekspert przy strategicznych projektach realizowanych na rzecz instytucji rządowych (np. Kancelarii Prezesa Rady Ministrów), samorządowych (np. urzędy miast), agencji rządowych, organizacji pozarządowych, biznesu. Prowadzi szkolenia i warsztaty dla spółek prawa handlowego oraz instytucji publicznych, m.in. z zakresu zarządzania, komunikacji, negocjacji i etykiety i inne. (>>czytaj więcej na temat autorki)
